L’archivage de documents n’est pas toujours une partie de plaisir pour les entreprises. Mais, la dématérialisation est devenue de nos jours une technique incontournable dans le monde professionnel. On peut dire que la méthode de dématérialisation participe au bon fonctionnement et au développement d’une entreprise. Dans cet article, zoom sur le concept de dématérialisation.

En quoi consiste cette méthode de dématérialisation ?

La dématérialisation est désormais disponible pour toutes les entreprises, quelle soit leur taille et leur secteur d’activité. Il s’agit d’une démarche qui consiste à transformer ou substituer des supports d’information matériels par des fichiers numériques enregistrés sur des plateformes dématérialisées ou sur des ordinateurs. Les courriers entrants, les factures, la paperasse administrative sont des exemples de documents pouvant être dématérialisés par les entreprises.

Service interne, call center… à qui confier la dématérialisation ?

Si la dématérialisation veut dire littéralement la substitution d’un document matériel en document électronique, elle peut s’effectuer en interne ou en externe à l’entreprise. Au sein d’une entreprise, les employés devront être sensibilisés sur la rénovation de l’organisation des métiers pour la raison que l’avancée technologique est omniprésente dans la vie quotidienne. De cette façon, ceux-ci pourront faire un stockage des fichiers sur un serveur. Il est conseillé de sécuriser cet espace de stockage de façon que seules les personnes concernées puissent y accéder.

La dématérialisation externe, quant à elle se présente comme une collaboration avec un prestataire externe. Dans ces conditions, l’entreprise se doit de mettre en œuvre des moyens pour avoir une preuve numérique des informations. Passer par un call center permet par exemple de dématérialiser les appels entrants. C’est-à-dire que le prestataire externe se charge de la gestion des appels et des saisies de données pour ensuite procéder au transfert des informations liées à ces appels.

 

Quelles sont les bonnes raisons d’opter pour le concept de dématérialisation ?

Pour les PME, les raisons d’appliquer une telle démarche sont nombreuses, on peut par exemple citer :

La réduction des coûts et l’amélioration de la productivité

À titre d’illustration, l’impression, les frais d’envoi de différents documents, le prix du papier reviennent plus chers que l’automatisation de ces tâches. Il est aussi indéniable que la dématérialisation est avantageuse en terme de productivité des salariés. Outre de faciliter l’accès à la base de données des entreprises, cette technique permet d’optimiser leurs activités.

Notamment en ce qui concerne le processus de traitement et de recherche de documents. Car il génère une meilleure traçabilité et un meilleur suivi des documents, surtout pour les personnes qui travaillent à distance. La dématérialisation demeure donc l’une des solutions idéales pour une bonne réactivité et une amélioration de la productivité de l’entreprise. Ce étant donné que le partage d’informations devient plus facile et le travail entre les collaborateurs est plus performant.

La sécurisation et sauvegarde des données

Actuellement, les solutions logicielles de dématérialisation permettent de sécuriser les données archivées plus efficacement. Ces logiciels récents permettent de diminuer les risques de suppression accidentelle des fichiers numérisés. De plus, le format numérique permet de stocker une grande quantité de données sans que cela ne prenne de la place dans l’entreprise.

La réduction de la pollution

À l’évidence, la dématérialisation a un impact positif sur l’environnement, avec plus de 15 tonnes de papier économisées. En effet, cette procédure joue un rôle important dans le développement durable, vu que chaque jour les entreprises sont sollicitées au niveau environnemental.

De cette manière, la dématérialisation limite les déchets des entreprises tels que les papiers, les cartouches d’encre, les emballages… et également les déplacements qui entraînent moins de rejet de gaz à effet de serre. Selon une étude réalisée par McKinsey intitulée « Smart 2020 : Enabling the low carbon economy in the information age », la réduction totale d’émissions de CO2 a un lien avec la dématérialisation avec environ 500 000 tonnes par an.